Comment Rédiger une consultation ou un appel d’offre pour une installation d’IRVE

Avec la montée en puissance de la mobilité électrique, de nombreuses entreprises se retrouvent confrontées à la nécessité de mettre en place des infrastructures de recharge pour véhicules électriques (IRVE). Cependant, rédiger une consultation ou un appel d’offres pour ce type de projet peut s’avérer complexe. Chez Powerize, nous vous proposons un guide pour vous aider à structurer votre démarche et à maximiser vos chances de succès.

1. Définir les objectifs et les besoins

Avant de rédiger un appel d’offres, il est crucial de bien comprendre vos besoins et objectifs. Posez-vous les questions suivantes :

• Quels types de véhicules seront rechargés ? (véhicules de fonction, flottes d’entreprises, clients, etc.)
• Quelle est la fréquence et la durée d’utilisation des bornes ?
• Quel est le nombre estimé de bornes nécessaires à court et moyen terme ?
• Quel est le budget alloué au projet ?
• Y a-t-il des contraintes techniques ou réglementaires spécifiques à respecter ?

2. Identifier les parties prenantes

Assurez-vous d’identifier toutes les parties prenantes internes (équipe technique, gestionnaire de site, service financier) et externes (fournisseurs d’énergie, collectivités locales). Chacune de ces parties aura des besoins spécifiques qui doivent être intégrés dans la consultation.

3. Rédiger un cahier des charges clair et précis

Le cahier des charges est le document central de votre consultation. Il doit être le plus détaillé possible pour éviter les mauvaises surprises. Voici les éléments à inclure :

• Description du projet : Exposez le contexte et les objectifs du projet.
• Caractéristiques techniques : Précisez les types de bornes (AC/DC), la puissance requise, les normes à respecter, la connectivité (OCPP), etc.
• Exigences en matière de maintenance et de support : Décrivez les attentes en termes de service après-vente, de maintenance préventive et corrective.
• Critères de sélection : Définissez les critères sur lesquels vous vous baserez pour évaluer les offres (prix, qualité, délai de livraison, expérience de l’entreprise, etc.).
• Délai de réalisation : Indiquez les échéances attendues pour la réalisation du projet.
• Aspect juridique et contractuel : Mentionnez les clauses importantes telles que les garanties, les pénalités en cas de retard, et les conditions de paiement.

4. Prévoir une visite technique

Une visite technique des sites envisagés pour l’installation des bornes peut être un élément crucial. Cela permet aux soumissionnaires de mieux comprendre les contraintes spécifiques et d’ajuster leurs propositions en conséquence. Mentionnez cette visite dans votre appel d’offres et prévoyez un calendrier.

5. Structurer la réception et l’évaluation des Offres

Mettez en place une grille d’évaluation claire pour comparer les offres reçues. Celle-ci peut inclure des critères pondérés, comme :

• Conformité technique à la demande (40 %)
• Coût total du projet (30 %)
• Références et expérience (20 %)
• Délai de mise en œuvre (10 %)

Il est également important de prévoir des entretiens ou des présentations avec les candidats présélectionnés pour affiner votre choix.

6. Veiller à la conformité réglementaire

Les projets d’IRVE doivent respecter une réglementation stricte, tant au niveau national qu’européen. Assurez-vous que votre consultation inclut les exigences réglementaires telles que :

• La norme NF EN 61851 pour les systèmes de charge conducteurs.
• Les directives européenne 2023/1804 et sur le déploiement d’une infrastructure de recharge électrique.
• Les obligations liées à la facturation de l’énergie.

7. Encourager l’Innovation

Les technologies évoluent rapidement dans le domaine de l’IRVE. Laissez la place à l’innovation en encourageant les soumissionnaires à proposer des solutions innovantes ou des options supplémentaires, comme l’intégration de panneaux solaires, la gestion dynamique de la charge, ou des services connectés.

8. Accompagner le Changement

L’installation de bornes de recharge peut impliquer un changement organisationnel pour votre entreprise. Prévoyez des sessions de formation pour vos employés, communiquez sur les nouveaux services, et accompagnez le changement de manière proactive.

Conclusion

Rédiger une consultation ou un appel d’offres pour un projet d’infrastructure de recharge pour véhicules électriques est un processus stratégique qui nécessite une préparation minutieuse. En suivant les conseils de ce guide, vous pourrez structurer votre démarche de manière efficace, attirer les meilleurs prestataires, et garantir le succès de votre projet IRVE. Chez Powerize, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche et pour vous fournir des solutions adaptées à vos besoins.